Funcionamiento del Circuito de las Cuentas Corrientes de Proveedores
Entes Involucrados:
Responsable de Cuentas Corrientes: se encarga de Archivado de Comprobantes, registración de compras, definir las Formas de Pagos, Otorgamiento de Adelanto a los proveedores, registrar los Pagos, Generar Listados de Saldos y Estados de Cuentas.
Proveedor: Envia la Compra y Mercaderia.
Responsable de Compras: es el encargado de Realizar las Compras y/o generando para ello Notas de Pedido.
Así como también Actualizar los Precios y Definir los Precios de Venta.
Procedimientos:
- Definir las formas de Pago para las Compras indicando que generan
registro de cuenta corriente, y especificando la fecha Vencimiento. - Asignar la forma de pago al Proveedor.
- Preparación de las Notas de Pedidos.
- Generar la Operación de Compra.
- Generar los Pagos.
- Resumen de Cuentas.
- Adelantos y su Cancelación.
- Definir los Precios de Venta y Actualizar los Precios.
- Informes de Saldos.
- Informe Operaciones: Compras por fecha de Pago por Semana
Registraciones y archivado de comprobantes:
Preparar fichero para Proveedores, el cual contenga una carpeta para cada proveedor, ordenado por Número de Proveedor, dentro de ella los comprobantes ordenados por fecha de imputación, también es práctico identificar cada carpeta diferenciando por colores tipo de proveedor (Mercadería, Gastos/Servicios, Inversiones y Varios (comunmente suelen ser Impositivos))
Separar las carpetas en compras Pagadas y Pendientes de Pago. esta última es la más importante por que de ella se verifica al sacar un pago que las facturas que se paguen esten en pendientes.
Las Compras y los Pagos ingresados en el sistema adquieren un Número que las identifica (Nº de COMPRA o Nº de PAGO), se recomienda dejar indicado los números de relación de la carga en el sistema en cualquier documento físico.
EL PAGO: es un comprobante que se emite al realizar una salida de caja/banco para abonar una factura de un proveedor con el que tenemos alguna deuda. Este puede estar acompañado de comprobantes emitidos por el proveedor, (Recibo del proveedor) el cuál puede indicarse el N° de pago relacionado, fecha y nombre del encargado de pagar la operación.
Es muy útil utilizar un sello que indique Nº operación , fecha imputación y operador, el cual tiene como finalidad indicar que este comprobante ya está registrado en el sistema
Estado de Cuenta
Ingresando a Operaciones -> Informes -> Informe Cta. Cte. puede generar el Resumen de Estado de Cuenta de un proveedor.
Ubicado sobre el Proveedor desde la operación (Compra/Pago) presionando la tecla F12 en el teclado.
Desde la Entidad con el menú Resumen de cuenta.
Emitir estado de cuenta por fecha de comprobante cuando conciliamos un estado de cuenta con el proveedor (de esta manera nuestro estado de cuenta coincide con el del proveedor), para nuestra gestión contable , emitir estado de cuenta por fecha de imputacion (diferencia las facturas que ingresan en el periodo contable).
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