Funcionamiento del circuito de las Cuentas Corrientes de Clientes

Entes Involucrados:

Responsable de Cuenta Corriente: Define los limites de crédito/cuenta corriente permitido en cada cliente, asignar listas de precios y formas de pago, genera los estados de cuenta y listados de saldos. Emite Vales. Define cantidad de dias a vencer de los comprobantes.

 

Cliente: Compra en Cuenta corriente generando una deuda a pagar dentro de un determinado periodo. Adquiere Vales con promesa de pago dentro de un determinado plazo.

 

Vendedor: Genera Notas de Pedido / Ventas al Cliente. Respeta los Limites aplicados por cliente, Recibe Vales. Emite Contravales (cuando se genera saldo a favor del cliente).

 

Cobrador: genera el comprobante de Recibo cuando el cliente salda su deuda, cobra el valor de los vales emitidos, genera adelantos (pagos sobrepasan la deuda), controla las actualizaciones de precios, intereses y valores por mora y emite Notas de Débito.

 

Supervisor Caja: Controla al vendedor, que los comprobantes sean entregados y estén firmados por el cliente.

 

Procedimientos

Dar de Alta los clientes:

Para dar de alta clientes se puede acceder a Entidades y dar de alta de forma manual, ingresando todos los datos. Desde el punto de venta, se puede dar de alta presionando la tecla (F9) Seleccionar Cliente y dentro de esta utilizar el atajo CTRL+N para la Carga Rápida Clientes/Proveedores.

El alta de clientes se puede realizar desde el servidor o en los puntos de venta, la principal diferencia, es en la habilitación de cuenta corriente, por defecto al dar de alta un cliente, el limite crédito se configura con bloqueo, lo que no permite la venta en cuenta corriente, solo mediante clave supervisor (un supervisor debe aprobar la venta en la forma de pago cuenta corriente de un cliente con limite bloqueado o superado).

Indicar limite crédito del cliente (Valor Limite para emisión de operaciones en cuenta corriente, deuda que puede contraer con la empresa).

En el cliente se podrá indicar el limite en bloqueo, es decir, no tiene aprobado la forma de pago en cuenta corriente hasta habilitar su limite.

Los limites son:

Cero (0): sin crédito, bloqueado para ventas en cuenta corriente (principalmente usado en clientes morosos)

Valor especifico: permite indicar cual es el valor máximo que puede tener en cuenta corriente el cliente.

Liberado: al dejar el espacio vacio, se indica que el cliente no tiene limites para ventas en cuenta corriente.

 

Asignar forma de pago

Para los clientes fidelizados, ya aprobados con cuenta corriente, o socios por ejemplo, se puede aplicar al cliente la forma de pago en cuenta corriente a utilizar por defecto al realizarle una venta. Para ello primero se deben configurar las Formas de Pago, en las cuales se definen los días de vencimiento que aplica.

Se debe acceder a FORMAS DE PAGO para definir las fechas de vencimiento para las operaciones de ventas e indicar en la columna asociada a la cantidad de días para que asigne fecha de vencimiento, de este modo si se asigna cantidad de días = 30, en la operación carga la fecha de vencimiento a 30 días de manera automática.

La asignación de formas de pago con días de vencimiento, permite controlar una vez vencido el comprobante, cuantos días de mora lleva, y poder calcular los intereses de ser necesario.

Asignar vendedor

La fidelización de clientes por vendedor, permite un mayor alcance y control de deudas, ademas de poner un control extra sobre los vendedores comisionados, ya que deben estar pendientes de las deudas de sus clientes asignados, para poder recibir su comisión (cuando se lleva comisión por ventas cobradas), esto permite que los clientes morosos sean detectados rapidamente.

Opciones extra en clientes:

Mostrar saldo en impresión: permite que al generar ventas, se pueda adjuntar al pie de página los detalles de ventas anteriores adeudadas.

Inhabilitado: cunado un cliente es moroso, se recomienda inhabilitarlo, para que no permita realizar más ventas al cliente.

Para bloquear solo la forma de pago en cuenta corriente, bastará con indicar el limite crédito en cero.

Configurar Datos Empresa

Ingresando a Datos Empresa en la pestaña de Configuración Datos Empresa tendrá las opciones para gestión de cuentas corrientes y permisos extra sobre facturación.

Días permitidos a facturar un cliente con cuentas pendientes: permite definir un tiempo en días para poder realizar facturas a clientes con deuda (ventas vencidas)

Gestión de cuentas corrientes: permite activar diferentes opciones según el tipo de control y visualización de deudas.

Imprimir comprobante de cuenta corriente automáticamente: esta opción se recominda tener activado, para que el cajero o personal de ventas, al realizar operaciones con forma de pago en cuenta corriente, imprima una constancia que el cliente debe firmar, y a la vez el cajero debe entregar con su cierre de caja.

Incluir adelantos al verificar el limite de crédito: permite visualizar adelantos en la cuenta al verificar saldos desde la caja.

Incluir compras al verificar el limite crédito: permite visualizar operaciones de compra al saldo desde la caja.

Véase Verificar Saldo

No controla cuenta corriente: se utiliza principalmente si no se lleva operaciones en cuenta corriente o si no hay un control desde la caja.

Saldos Iniciales

Al empezar en el sistema, si ya tenia anteriormente clientes con cuentas corrientes activas, se recomienda cargar los saldos iniciales, estos se pueden cargar totales com saldos iniciales (no calcula impuestos ni retenciones sobre el comprobante) o cargar cada factura adeudada por imputación para posteriores calculos (retenciones u otros impuestos a aplicar).

Ingresar Saldo Inicial: Se realiza una venta de tipo saldo Inicial, imputando el importe deudor/acreedor con el que inicia el cliente al darlo de alta. La imputación utilizada se pueden definir "Saldo Inicial Clientes" para controlar el movimiento del saldo dentro de la cuenta. La forma de pago a utilizar sería una en cuenta corriente.

En la contabilidad  se visualizarán las deudas de clientes en la cuenta asociada a la forma de pago, en este caso Deudores por venta.

En la mayorización esta cuenta registrará todos los movimientos que utilicen la cuenta contable:

La cuenta imputada al no tener un inicio y ser la sumatoria de las deudas, se visualizará en negativo, será una cuenta acumulativa.

Emisión de Vales

Los vales que se reciben en la caja, deben estar válidados con firma y sello, el cajero no puede aceptar vales NO aprobados correctamente. Los vales son intercambios de valores, que deben ser abonados previa o posteriormente de emitidos, usualmente se utiliza en arreglos con grandes empresas. Principalmente se utiliza en el intercambio de cheques fisicos o e-cheq. Estos deben ser cobrados para darse de baja.

La emisión de vales siempre debe realizarla el responsable de cuentas corrientes/gerente/responsable de sucursal (Véase Emisión de Vales).

Vales recibidos (Punto de Venta / Caja), emisión e impresión de contra-vales: el cajero podrá reemitir contravales por los valores sobrantes de un vale original, e imprimir en la caja, esté será válido para utilizarlo nuevamente, ideal que este contravale sea firmado y sellado por el cajero, supervisor o encargado de sucursal para agregar un control sobre el comprobante impreso.

Cobranzas

Los cobros permiten generar los recibos por la cancelación de comprobantes en cuenta corriente o adeudados.

Cobranza de las ventas pendientes (Ver Cobro Deudores/Cancelación Operaciones pendientes): las operaciones de venta realizadas en cuenta corriente se dan de baja al ser seleccionados, se puede generar un recibo por venta o por varias ventas. Recuerde cargar las retenciones correspondientes si recibio alguna del cliente al momento de recibir el pago.

Cobro de Vales emitidos con deuda (Ver Emisión de Vales y Cobro Deudores/Cancelación Operaciones pendientes): Los vales emitidos que se encuentren adeudados, se podrán cobrar accediendo a cobro en la pestaña de vales, para poder seleccionarlos.

Al momento de realizar los recibos de comprobantes vencidos, se podra generar notas de débitos de intereses por mora, recalculos de actualización de precios, recotización de valores, sobre mercadería pendiente a retirar y también descuentos por pronto pago, estas opciones se podrán utilizar al seleccionar los comprobantes a cobrar. (Véase Calculadora Intereses).

Informes

Estados de Cuenta (Resumen Cta Cte (F12)): permite visualizar las cuentas pendientes, la modalidad de consulta ventas por Cobros muestra las operaciones de ventas y el cobro vinculado en orden (Ctrl + clic en buscar) identificando cuando se cancel cada venta.

Envio de estados de Cuenta: Via e-mail o generando una imagen del comprobante para enviarlo, por ejemplo, por whatsapp (Impresión Reportes e Informe Saldos).

Visualización de los vales y como impacta en la cuenta corriente del cliente cuando se genera un informe de Vales.

Informes de Saldos (Informe Saldos): Se utiliza para auditar el fichero de Cuentas Corrientes (Ventas pendientes de Cobro), se puede filtrar por Zona o Vendedor (para el caso de las distribuidoras).

Informe Ventas (Informes de Operaciones): Informe de Ventas con Saldo.